MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES


DIRECCIÓN GENERAL


1. Planificar, organizar, controlar y orientar las distintas áreas de trabajo que existan en la empresa.
2. Con base en los planes, programas, políticas y estrategias trazadas por las Directivas de la empresa, administrar la Dirección a su cargo con los recursos asignados.
3. Liderar y diseñar métodos y procedimientos que permitan ejecutar las políticas y normas.
4. Elaborar pautas, orientaciones y planes de trabajo de los programas bajo su responsabilidad.
5. Crear y mantener actualizado el sistema de información de la Dirección.
6. Presentar mensualmente un Plan de Trabajo para el desempeño de sus funciones y un Informe de Gestión sobre los resultados obtenidos.
7. Administrar los recursos humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura asegurando la correcta aplicación en los planes, proyectos y programas presupuestales en cumplimiento de las disposiciones legales reglamentarias, administrativas y de política general.
8. Planificar y direccionar todas las actividades y operaciones de la empresa necesarias para atender las necesidades de productos que tengan los clientes.
9. Direccionar las operaciones de fabricación y comercialización de las actividades de la empresa.


ASISTENTE DE DIRECCIÓN


1. Seleccionar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la Gerencia General, a través del sistema de Tramite Documentario, así como cautelar y mantener actualizado el archivo general y confidencial correspondiente.
2. Preparar el despacho de la documentación para atención y/o respuesta, efectuando el seguimiento pertinente.
3. Atender y efectuar llamadas telefónicas, así como mantener actualizada la agenda diaria de la Gerencia General, coordinando las reuniones y citas respectivas.
4. Tomar dictados taquigráficos, redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones, así como mecanografiar o digitar los textos encargados.
5. Llevar el manejo y efectuar la rendición de fondos de la Caja Chica de Gerencia General.
6. Efectuar el requerimiento y distribuir los útiles de oficina de la Gerencia General, efectuando el control de los mismos.
7. Realizar otras funciones afines que le sean asignadas por el Gerente General.


ASISTENTE DE DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA


1. Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
2. Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
3. Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
4. Elabora y tramita solicitudes.
5. Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.
6. Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.
7. Brinda apoyo logístico en actividades especiales.
8. Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.
9. Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.
10. Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
11. Atiende e informa al público en general.
12. Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información.
13. Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
14. Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
15. Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.
16. Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.
17. Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.
18. Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.
19. Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda.
20. Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos.
21. Archiva y lleva el control de los documentos del área.
22. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
23. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
24. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
25. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.


COORDINADOR DE GESTIÓN HUMANA


1. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad.
2. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.
3. Coordinar y realizar las investigaciones y preparar los informes de acuerdo con las instrucciones recibidas.
4. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de la disciplina académica para lograr los fines del área a la cual se encuentre vinculado.
5. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la dependencia.


6. Coordinar y controlar con las entidades correspondientes la prestación de los servicios del sistema de seguridad social integral para los funcionarios y empleados de las Corporaciones y despachos judiciales de su competencia.
7. Participar en la elaboración, desarrollo y evaluación de los programas del sistema de seguridad social integral, salud, vivienda y recreación para los funcionarios y empleados de sus distritos judiciales, así como de los programas y políticas de la Sala Administrativa en materia de bienestar social.
8. Coordinar y efectuar la supervisión de la prestación de servicios de la Caja de Compensación Familiar y A.R.P. a la que se encuentre afiliada la entidad.
9. Realizar la Auditoria de los servicios de seguridad social que reciban funcionarios y empleados de la Rama Judicial.
10. Dar cumplimiento a las políticas y directrices del COPASO Nacional y Seccional, efectuando el seguimiento de los casos de enfermedad común, profesional y accidentes de trabajo presentados por los servidores judiciales competencia de sus distritos judiciales.
11. Brindar asesoría en el área de desempeño de acuerdo con las políticas y disposiciones vigentes sobre la materia.
12. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación de la autoridad competente.
13. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas.
14. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos para procurar su efectividad.
15. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas.
16. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por su superior y los reglamentos para el cumplimiento de la misión de la Entidad, de acuerdo con la naturaleza, propósito principal y área de desempeño del cargo.




ASISTENTE DE GESTIÓN HUMANA


1. Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsabilidad.
2. Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes, programas, proyectos o actividades técnicas y/o administrativas de la dependencia o grupo de trabajo y velar por la correcta aplicación de las normas y de los procedimientos vigentes.
3. Coordinar y realizar las investigaciones y preparar los informes de acuerdo con las instrucciones recibidas.
4. Aplicar conocimientos, principios y técnicas de la disciplina académica para lograr los fines del área a la cual se encuentre vinculado.


5. Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas de la dependencia.
6. Coordinar y controlar con las entidades correspondientes la prestación de los servicios del sistema de seguridad social integral para los funcionarios y empleados de las Corporaciones y despachos judiciales de su competencia.
7. Participar en la elaboración, desarrollo y evaluación de los programas del sistema de seguridad social integral, salud, vivienda y recreación para los funcionarios y empleados de sus distritos judiciales, así como de los programas y políticas de la Sala Administrativa en materia de bienestar social.
8. Coordinar y efectuar la supervisión de la prestación de servicios de la Caja de Compensación Familiar y A.R.P. a la que se encuentre afiliada la entidad.
9. Realizar la Auditoria de los servicios de seguridad social que reciban funcionarios y empleados de la Rama Judicial.
10. Brindar asesoría en el área de desempeño de acuerdo con las políticas y disposiciones vigentes sobre la materia.
11. Promover y tramitar asuntos de diferente índole por delegación de la autoridad competente.
12. Estudiar, evaluar y conceptuar acerca de los asuntos competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas preestablecidas.
13. Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos para procurar su efectividad.
14. Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y periodicidad requeridas.
15. Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por su superior y los reglamentos para el cumplimiento de la misión de la Entidad, de acuerdo con la naturaleza, propósito principal y área de desempeño del cargo.




DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL


1. Responder por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información del patrimonio documental de TANGERIN LTDA.
2. Administrar el archivo central y la aplicación de las Tablas de Retención Documental de conformidad con la normatividad vigente.
3. Solicitar al Archivo General de la Nación las modificaciones o actualizaciones de las TRD cuando se requieran.
4. Presentar para aprobación del Director General los lineamientos para el funcionamiento del comité de Gestión Documental.
5. Cumplir con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación y demás entes que controlan el manejo y el buen uso de la documentación decepcionada en el Archivo.
6. Administrar el sistema archivístico mediante acciones de evaluación, seguimiento y mecanismos de mejoramiento continuó acorde con las políticos organizacionales.
7. Coordinar y responder por la ejecución de las actividades propuestas en los planes para el mejoramiento continuo del proceso.
8. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la Ley, los reglamentos o la naturaleza de la dependencia.


UNIDAD DE CORRESPONDENCIA


1. Vigilar que las acciones de las áreas que integran la Unidad de Correspondencia y Archivo se realicen de acuerdo a los criterios establecidos.
2. Organizar, supervisar y controlar las actividades de recepción de la correspondencia oficial dirigida a las diferentes áreas de la empresa.
3. Proponer a la Secretaría Particular los criterios y sistemas que permitan ser eficientes en las actividades de la Unidad para la atención eficiente de la correspondencia recibida.
4. Supervisar las actividades de los responsables de área en la Unidad, de acuerdo a los procedimientos de trámite y control interno, que permitan ser eficientes en su funcionamiento
5. Supervisar las actividades de control y seguimiento de las peticiones que aún no han tenido respuesta por parte de las Dependencias asignadas para su conclusión Presentar a la Unidad Administrativa los requerimientos de los recursos necesarios para el adecuado cumplimiento de las actividades.
6. Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.


ARCHIVO CENTRAL


1. Controlar los documentos prestados para consulta interna y externa mediante su registro en una planilla
2. Custodiar la documentación que se encuentra en el archivo central.
3. Brindar asesoría a los funcionarios de las dependencias, para la realización en las transferencias.
4. Brindar informes al coordinador de Gestión documental
5. Realizar un cronograma del traspaso de las dependencias de las transferencias.
6. Proponer métodos para la mejora del archivo. Para la realización de la consulta
7. Verificar que en cada dependencia de la empresa se cumpla con las normas para la realización de Transferencias.


AUXILIAR DE ARCHIVO


1. Identifica las carpetas donde va a ser archivado el material.
2. Recibe el material para archivar.
3. Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente.
4. Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidos.
5. Ubica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores.
6. Retira e incorpora en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos.
7. Lleva el control de préstamos de expedientes y/o documentos.
8. Prepara los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas.
9. Entrega la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Tesauro en términos claves.
10. Recibe el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la dirección o coordinación.
11. Desincorpora de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos.
12. Proporciona información del material archivado, según las normas establecidas.
13. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
14. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
15. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
16. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.


APOYO LOGISTICO


1. Mantener actualizada la lista de los proveedores o clientes
2. Aplicar los procedimientos para adquisiciones de materiales
3. Controlar el consumo de materiales en las diferentes áreas operativas
4. Realizar el seguimiento de las adquisiciones y almacenaje de materiales.
5. Participar en el inventario de la empresa tangerinn
6. Diseñar y controlar las medidas necesarias para la adecuada
7. Conservación y seguridad del material almacenado.
8. Realizar las cotizaciones de Insumos solicitados, confeccionar cuadro
9. Cotizaciones y seleccionar a los proveedores que ofrezcan productos
10. Calidad y bajos costos
11. Solicitar la autorización de liberación de Orden de Compra y Ord Servicio.
12. Recepcionar las cartas y documentos que sean enviados a Logística.
13. Verificar y mantener el stock necesario de materiales y repuestos.
14. Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos del servicio de Logística.
15. Recepcionar del área de Almacén la Factura y la Nota de Ingreso. Informar mensualmente de las actividades realizadas al Jefe de la Unidad de Operaciones
16. Orientar al usuario que acude a Logística con buen trato y calidez.
17. Otras actividades por encargo de la Jefatura.


DIRECCIÓN FINANCIERA


1. Obtención de fondos en términos favorables para la empresa
2. Asignación eficiente de los fondos de la organización
3. Usa herramientas de análisis, planeación y control en la asignación y obtención de fondos.
4. Planifica con el fin de obtener y asignar fondos de manera eficiente.
5. Proyecta fondos de flujo de caja y determina los efectos más probables de esos flujos sobre la situación financiera de la empresa.
6. Establece ciertas normas con el fin de controlar el desempeño de sus funciones.
7. Busca la más alta sinergia en sus operaciones
8. Actúa con objetivos claros frente a oportunidades y amenazas del mercado
9. Idea estratégicas tendientes a acrecentar los activos de la empresa
10. Determina la mejor mezcla de fondos, considerando las aplicaciones de sobre el capital de los accionistas.
11. Determina el monto total de fondos que emplee la empresa.


CONTABILIDAD


1. Suministra la información contable necesaria a las autoridades y a los entes que la requieran sobre la situación financiera de la empresa y de las operaciones que ésta realiza.
2. Dirige las reuniones con el personal supervisorio de la unidad, con la finalidad de fomentar el trabajo en equipo y optimizar los recursos utilizados en los procesos.
3. Vela por el normal desenvolvimiento de los procesos en la unidad con el objeto de garantizar la calidad en el servicio.
4. Dirige y controla la aplicación y ejecución del sistema general de contabilidad aprobado por el Consejo.
5. Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las unidades bajo su responsabilidad.
6. Presenta informe ante el Director de Administración para hacer observaciones y sugerencias sobre la marcha de las actividades contables.
7. Comprueba la correcta aplicación de los principios y normas establecidas con respecto a la organización y al sistema de control interno.
8. Vela por que cada sección bajo su responsabilidad cumpla con las obligaciones que le han sido asignadas.
9. Verifica los comprobantes de ingreso y órdenes de pago.
10. Mantiene la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales que al efecto le sean impartidas por el supervisor inmediato.
11. Presenta al supervisor inmediato, el balance del mes anterior.
12. Mantiene la relación de disponibilidades presupuestarias de cada una de las dependencias, a fin de mantener a las autoridades informadas de la ejecución presupuestaria de la empresa.
13. Suministra a la Unidad de Inventario la información contable necesaria para que el Jefe mantenga al día tanto el control de activos fijos, como también los inventarios de las existencias en las diferentes dependencias.
14. Controla y supervisa los registros de órdenes de compra y de cartas de créditos.
15. Planifica, coordina, controla y ejecuta anualmente y conjuntamente con la Unidad de Inventario, un inventario general de los bienes activos del patrimonio, comprobando sus costos, existencia física y su localización.
16. Supervisa, controla y evalúa el personal a su cargo.
17. Sugiere conjuntamente con el supervisor inmediato las medidas adecuadas sobre sistemas de contabilidad, control presupuestario, organización del trabajo de las oficinas y las normas concernientes a la mayor unidad de control económico.
18. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
19. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
20. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
21. Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada.


TESORERÍA


1. Suministra información confiable para que la Unidad de Administración, conjuntamente con las autoridades tomen decisiones en relación a: colocaciones, aperturas y cierres de cuentas bancarias.
2. Coordina el proceso de transferencia de los recursos a las cuentas bancarias, de acuerdo con el presupuesto y la programación de gastos aprobados.
3. Mantiene informado al Jefe de Administración de cualquier irregularidad detectada en el movimiento contable y/o financiero
4. Examina, analiza y evalúa el movimiento de ingresos y egresos de la institución
5. Conforma las órdenes de pago procesadas, de acuerdo a los criterios establecidos por las unidades de Administración.
6. Dirige, coordina y supervisa los flujos de caja.
7. Mantiene contacto constantemente con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la Institución.
8. Aprueba mediante firma: cheques, oficios y demás correspondencia del departamento a su cargo.
9. Presenta informes periódicos a la Unidad de Administración sobre la disponibilidad financiera de la institución.
10. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización
11. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.


MERCADEO Y PUBLICIDAD


1. Promociona marca/empresa – integra estrategias entre cliente, consumidor y usuario.
2. Piensa globalmente- actúa localmente pero con visión mundialista.
3. Revisa permanentemente su sistema de mercadear - hace mercadeo con y para el cliente.
4. Coordinar la investigación de mercados, la estrategia de marketing, ventas, publicidad, promoción, políticas de precios, desarrollo de productos y las actividades de relaciones públicas.




COMERCIALIZACIÓN


1. Organizar y dirigir las actividades del departamento
2. Evaluar, controlar y reportar los ingresos facturados
3. Dirigir y coordinar la elaboración de las proyecciones
4. Coordinar la elaboración de liquidaciones mensuales
5. Coordinar la elaboración de impacto económico
6. Brindar asesoría y capacitación a los niveles ejecutivos
7. Mantener actualizado al personal técnico de la empresa
8. Coordinar la elaboración del informe anual de la gestión comercial

1.     DIRECTOR DE PRODUCCIÓN 

     

      1. proyectar, desarrollar, implantar y evaluar el modelo de la Calidad Total.

2.    2. Programación de las actividades de implantación; definición del modelo de control para la evaluación de la calidad en la empresa

3.    3. La organización del flujo de informaciones de la calidad y, evidentemente, evaluar el producto en el mercado y, de ahí, obtener el análisis de su calidad.

      4.Coordinación de los esfuerzos para la producción de la calidad

5. Elaborar y dirigir los planes de producción, la política de compras y logística de materias primas.

AUXILIAR DE PRODUCCIÓN


1. Desplaza todo tipo de materia en los almacenes de la producción de yogur. (Plantas).
2. Recepción de materia prima del proveedor en el área de producción del yogurt.
3. Labores de envase, etiquetado, empaque, manejo de montacargas (no indispensable), y/o vehículos destinados para la entrega de producto al cliente con la supervisión del coordinador del área.
4. Manejo de inventarios, revisados por el visto bueno del coordinador de area
5. Realizar tareas de revisión del producto.
6. Revisión de la calidad del producto.
7. Acomodar mercancía
8. Ordenar mercancía