T@NGERINN LTDA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DOCUMENTAL
2010
Av. Cra 50 N° 4-74
Tel: 2629078 – 4755288
E-mail: tangerinnltda@hotmail.com
Web: www.tangerinnltda.com
3. INTRODUCIÓN
4. OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
5. CAPITULO I
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
10. CAPITULO II
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
11. CAPITULO III
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
TRÁMITE DE DOCUMENTOS
13. CAPITULO IV
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ANEXOS
NORMATIVIDAD CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
La Gerencia General, consciente de la necesidad de instruir sobre los procedimientos para organizar y archivar los documentos que llegan o que son generados en las diferentes dependencias del ICBF, ha querido establecer los procesos que permitan unificar los criterios y agilizar la gestión documental, colocando al alcance empleados que proyecten correspondencia el Manual de Procedimientos de T@NGERInn LTDA siendo su objetivo el de orientar, unificar criterios y lineamientos de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de tareas documentales en cada una de las oficinas.
OBJETIVO GENERAL
Implementar, centralizar y normalizar los procesos de gestión documental en el T@NGERInn LTDA, para garantizar su seguimiento y control con plena garantía de la preservación y conservación, de tal manera que se permita la consulta como herramienta de apoyo en la gestión administrativa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1 Implementar un sistema de correspondencia y archivo que facilite la localización en el menor tiempo posible, dando una oportuna respuesta a las exigencias en cuanto a información se refiere.
2.Mejorar la producción documental en cada una de las dependencias del T@NGERInn LTDA generando controles que eviten la producción innecesaria de documentos, ayudando a la organización y tratamiento de la información.
3.Definir los conceptos que fundamentan la gestión de la correspondencia.
4.Determinar los criterios para la recepción, registro, entrega, alistamiento y distribución de las comunicaciones de la Empresa
5.Aclarar los conceptos y procesos de Gestión Documental, para obtener archivos ordenados,
6.clasificados, para su posterior conservación y consulta.
7.Organizar y crear el Archivo Central del T@NGERInn LTDA, tendiente a conformar su memoria empresarial
8.Dar las pautas que permitan unificar criterios en cuanto al manejo, trámite, y archivo de la documentación.
CAPITULO I
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos de carácter oficial producidos entre los empleados de las diferentes oficinas de T@NGERInn LTDA, y según su destinatario, se pueden producir en formato carta, memorando, circular, informe o acta, los cuales, para su oficialización, deben ser numerados y radicados en la Unidad de Correspondencia.
ASPECTOS PARA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
1.Evitar la producción de copias innecesarias, para disminuir el volumen de documentos que posteriormente deberán manipularse, Controlarse, almacenarse y eliminarse.
2.En documentos de trámite, tales como: solicitudes de transporte, reserva de salones, confirmación de asistencia a capacitaciones, autorización de ingreso en horas no laborales, es decir todos aquellos documentos que no merecen su conservación, se deberán utilizar formatos, sin que ello requiera del manejo de radicación en el Gestión Documental.
3.Las diferentes oficinas deben remitir al la Unidad de Correspondencia los documentos completos, con anexos, sobres, direcciones, firmas, copias, códigos de dependencia, a fin de agilizar el trámite de la correspondencia y evitar devoluciones.
IMAGEN CORPORATIVA
Para la elaboración de documentos los empleados de T@NGERInn LTDA deben tener en cuenta las directrices impartidas para el manejo y utilización del LOGO, protegiendo las directrices impartidas por la empresa
Por tanto, se hace necesario tener en cuenta la utilización del LOGO que conforman el sistema de identidad empresarial.
Los siguientes son los aspectos que se deben contemplar al producir los documentos:
LOGO: Elemento básico visual representado por una mandarina y al lado derecho el nombre de la empresa T@NGERInn LTDA.
El logo símbolo tipo del ICBF que debe estar situado siempre en la parte superior izquierda de la hoja.
De la misma manera, en la parte inferior de la hoja, como pie de página, debe ir señalada la siguiente información:
- Dirección y PBX, conmutador o número telefónico (en el primer renglón).
- Número de teléfono para información, denuncias y quejas (en el segundo renglón)
- Dirección electrónica (en el tercer renglón)
- Página web (en el cuarto renglón)
Clases de formatos generados por T@NGERInn LTDA según destinatario Los siguientes son los formatos en que se presentan los documentos generados en las dependencias del T@NGERInn LTDA:
CARTA
Es una comunicación escrita con un objetivo definido, la cual debe ser redactada en forma clara, precisa, breve, cordial y coherente. El formato de la carta contiene los siguientes datos:
Membrete Corresponde al logo símbolo de T@NGERInn LTDA.
Código de la dependencia Corresponde al número que identifica a cada una de las oficinas de T@NGERInn LTDA.
Número de consecutivo Corresponde a la numeración consecutiva que asigna el área de Gestión Documental.
Lugar y fecha Se identifica la ciudad de origen del documento. En cuanto a la fecha será válida la impresa por el reloj radicador o la asignada por el empleado del área de Gestión Documental. Por tanto, cada dependencia presentará los documentos para radicación indicando solamente el lugar de origen del mismo.
Datos del destinatario A partir de la ciudad y fecha
Tratamiento Puede ser natural (Señor, Señora, Señorita) o académico (Doctor, Licenciado, Ingeniero)
Nombre Se integra con el nombre o nombres y el apellido o apellidos, escritos en mayúscula sostenida y en negrilla. En cuanto a su ortografía, debe preferirse la forma utilizada por el destinatario.
Cargo Es necesario incluir el cargo del destinatario.
Nombre de la empresa Escrito en minúsculas (tipo título) y en mayúsculas compactas
Dirección Se debe escribir la dirección del destinatario tal como aparece en los datos del remitente
Lugar de destino En la correspondencia nacional se acostumbra ciudad.
Saludo o vocativo Se recomienda conservar el saludo como norma elemental de cortesía. Los términos más usuales son: Estimado, apreciado, respetado y distinguido, acompañados del tratamiento y del apellido para los hombres y del nombre para las mujeres cuando la comunicación se dirige a personalidades eclesiásticas, políticas, civiles, etc. (Señor Presidente, Señor Alcalde).
Referencia o asunto Facilita el manejo de los archivos y agiliza la labor administrativa de los ejecutivos. Es la idea esencial de la carta y no debe sobrepasar las cuatros (4) palabras.
Cuerpo o texto de la carta El número ideal de párrafos es tres; el primero para introducir el tema, el segundo para desarrollarlo y el tercero para concluirlo. Se deben tener en cuenta las características fundamentales y complementarias de la carta y los factores de corrección.
Despedida Igual y consecuente con el saludo, se recomienda su uso. Los términos más usados son: Atentamente, Cordialmente, Sinceramente.
Cargo del remitente A renglón seguido y sin sangría se debe escribir el cargo del remitente.
(Ver Anexo 1)
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas, de carácter interno, utilizadas para solicitar o transmitir información, tramitar servicios internos, dar orientaciones y pautas a las oficinas de la empresa
Deben contener los siguientes datos:
El membrete, número de consecutivo, lugar y fecha, se manejarán de igual forma que para las cartas.
Nombre de la comunicación La palabra MEMORANDO, debe colocarse en el centro de la página, en mayúscula fija y en negrilla.
Encabezamiento Incluye los siguientes aspectos, que se escriben al margen izquierdo en mayúscula fija.
Para Esta palabra corresponde a los datos del destinatario. Ej. Subdirectores, Directores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo, entre otros.
Referencia o asunto Representa el resumen de la comunicación, o la información a la cual responde.
Cuerpo o texto del memorando Este comienza a cuatro interlineaciones del encabezamiento y siempre se escribe a interlineación sencilla. Cada párrafo debe separarse con dos interlineaciones.
Cuando el memorando tiene más de una página, la segunda y las siguientes se escriben en papel sin membrete y con la misma identificación que lleva la carta.
Saludo y despedida Por definición, el memorando no lleva saludo, ni despedida.
Firma del remitente Es uno de los elementos fundamentales de este documento Para su correspondiente identificación se coloca el nombre y cargo del remitente, quien firmará encima. (Ver Anexo 2)
CIRCULAR
Son comunicaciones internas de carácter general, cuyo contenido está dirigido a varios destinatarios internos
Las circulares se clasifican según su destinatario:
Circulares externas o cartas circulares Se emplean para las comunicaciones con igual contenido, dirigida a varios destinatarios del medio externo comunicando situaciones de tipo normativo
Memorando circular Se emplea para las comunicaciones con igual contenido dirigidas a varios destinatarios internos de los siguientes niveles: Directores y de Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupos
Circular general
Se emplea para dar a conocer información de carácter general o normativa a un grupo destinatario.
Y es Gerencia General donde se llevará el registro consecutivo de las mismas, se archivarán los originales y se hará su circulación, considerando que la TRD establece que la serie correspondiente reposa en ese despacho. Su numeración es anual, por lo que cada año se inicia con el número 001.
Las circulares deben contener los siguientes datos:
Denominación del documento A partir del margen superior se dejan libres de 2 a 3 interlineaciones y se ubica la palabra CIRCULAR NO. en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada. La numeración debe ser consecutiva según la asignada por el empleado autorizado para generarla.
Fecha Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben a 2 ó 3 interlineados del número de la circular, en forma completa y en el siguiente orden: día numérico, mes (con minúscula) y el año, sin el punto de la unidad de mil. Por ejemplo: Bogotá, D.C., 4 de enero de 2005.
Destinatario A tres (3) interlineas de la fecha, y contra el margen izquierdo, se escribe la preposición “para” con mayúscula sostenida y en negrilla; seguido el grupo destinatario de la circular.
Ejemplo Para Jefes de Oficina
Es importante observar que la preposición Para no va seguida de los dos puntos (:).
Asunto Es una línea opcional y constituye la síntesis del tema expresado, máximo en cuatro palabras. A tres interlineaciones del grupo destinatario, se escribe la palabra Asunto, en mayúscula fija y negrilla.
Texto Se inicia a 3 ó 4 interlineaciones después del destinatario o del asunto si lo hay.
(VER ANEXO 3)
INFORME
Es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y descriptiva, el resumen de hechos o actividades pasadas y presentes y en algún caso de
.
La intención del informe es llegar a un conocimiento perfecto de la realidad de una empresa, agencia, o institución sin que interfieran visiones personales deformadas.
Clases de informe:
Expositivo Se limita a exponer o narrar una situación tal como es, sin que en su elaboración intervengan ningún proceso analítico, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones.
Interpretativo Será aquel que sirva para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos; aún las conclusiones y recomendaciones que se deriven de dicho análisis para que en definitiva la empresa adopte la decisión que proceda.
Demostrativo Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinadas afirmaciones, es preciso que el lector conozca con toda exactitud la tesis que pretende establecer el informante. Es muy importante que se presenten con toda claridad todos los pasos que hayan permitido al informante llegar a sus principales proposiciones. (VER ANEXO 4)
Acta
Es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido o acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito.
La redacción del acta de la sesiones de la dirección, estará siempre a cargo del Gerente General de la empresa quien haga sus veces, en igual forma en todos
Las actas se deben redactar en tiempo pasado y ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. El acta presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. La presentación, tanto de los originales como de las copias, debe ser impecable, sin borrones, ni repisados.
CAPITULO II
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Por lo tanto, el Grupo de Gestión Documental de T@NGERInn LTDA, o encargados de las diferentes oficinas son las únicas encargadas de recibir, radicar y distribuir la correspondencia empresarial y de organizar y manejar el Archivo Central.
En consecuencia, dicha oficina diferenciará y clasificará la correspondencia en interna y externa, estableciendo el procedimiento para el manejo de cada una de ellas.
Los procedimientos para la radicación de las comunicaciones oficiales velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados; la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
1. Comunicaciones oficiales recibidas Son las comunicaciones que ingresan a través de Gestión Documental o a través de las unidades de correspondencia de T@NGERInn LTDA en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la empresa,
Los documentos externos recibidos deben ser revisados para verificar la competencia, los anexos, el origen, la existencia de dirección para enviar respuesta y el asunto correspondiente. Si es competencia de T@NGERInn LTDA , se procederá a su radicación.
PROCEDIMIENTO
Todos los documentos que ingresen a la empresa deberán radicarse obligatoriamente en el Gestión Documental, sólo el número de radicación dará validez, para todos los efectos, a los documentos que ingresen a la empresa.
El trabajador que reciba documentos directamente en las oficinas, será
responsable de las implicaciones que ello ocasione como consecuencia de esta acción.
Recepción de comunicaciones vía fax: Cada vez que se reciba un fax en el Gestión Documental o en alguna oficina de T@NGERInn LTDA, se deberán tener en cuenta los siguientes pasos:
Valorar la información, en el sentido de establecer si el contenido de la misma es de vital importancia y si es necesario garantizar su conservación y preservación dentro de un expediente, para lo cual se procederá a reproducir (fotocopiar) el documento en un papel que garantice su perdurabilidad.
Una vez reproducido el documento se deberá presentar al de Gestión Documental de la empresa para su respectiva radicación, quienes deberán proceder a asignar número, fecha y hora de recibido, así como el registro en el sistema y/o libro de registro de correspondencia; posteriormente hará su distribución dentro de las carpetas utilizadas para realizar los recorridos de entrega.
Recepción de comunicaciones vía correo electrónico Se entiende como correo electrónico toda comunicación no interactiva de texto, datos, imágenes o mensajes de voz, que tiene lugar entre un remitente y un destinatario y que se desarrolla mediante sistemas que utilizan enlaces de telecomunicación.
El servicio de correo electrónico es un instrumento de comunicación organizacional, es una herramienta de utilidad en el trabajo diario y de carácter estratégico en la empresa En el evento de evaluar la documentación y considerarla parte de una serie documental, se debe oficializar a través del Gestión Documental.
CAPITULO III
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
La distribución de documentos la realiza el empleado de realizar los recorridos internos de correspondencia los hará de la siguiente manera: se distribuirán dos recorridos en la mañana y dos en la tarde, en los horarios entre 8:30, 10:30, 1:30 y 3:30, tiempo suficiente para dar cubrimiento al trámite diario de los documentos tanto internos como externos que se generan en cada oficina.
El empleado encargado de realizar las entregas se le programa dos recorridos diarios, uno entre 8:30 y 9:00 a.m. y otro entre 1:30 y 2:00 p.m. En el evento de requerir este servicio, se solicita considerar las horas de salida
del funcionario.
Gestión Documental será responsable de asegurar que la radicación de los documentos internos y externos, se haga de manera consecutiva, en estricto
orden de llegada; aspecto por el cual se debe evitar que se reserven, tachen o enmienden números.
En caso que se presenten errores en su radicación, atribuibles al manejo técnico del reloj radicador o fallas de tipo manual, en el momento de la radicación se dejará constancia mediante acta suscrita por el empleado encargado de la radicación y el responsable del Gestión Documental
las comunicaciones oficiales internas de las externas, tanto en la numeración como en la impresión del sello a utilizar.
Horarios de atención al público Cada una de las áreas de Gestión Documental, según la recepción de correspondencia se hace de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m., a 5:00 p.m., en jornada continua.
Elementos básicos para correspondencia Los siguientes son los elementos necesarios
que toda área de Gestión Documental debe tener para su normal funcionamiento:
• Carpetas o sobres para transportar los documentos a las diferentes dependencias (plásticas tamaño oficio)
• Casilleros para organizar y distribuir los documentos por dependencia.
• Reloj para registro de correspondencia externa.
• Almohadillas, cosedoras, sacaganchos, perforadoras
• Papeleras de escritorio, para entrada y salida de documentos.
• Mesa de trabajo, de acuerdo a su espacio disponible.
• Escritorios
• Sillas.
TRÁMITE DE DOCUENTOS
Toda la documentación que ingrese, se despache o circule dentro de las oficinas De T@NGERInn LTDA, deberá ser tramitada Gestión Documental.
Todo trámite de correspondencia interna o externa debe quedar registrada en el sistema o en los libros correspondientes, con el fin de asegurar la calidad de la información, su oportunidad, seguimiento y control.
Cuando el empleado de la dependencia no firme en señal de recibido la ‘planilla control de correspondencia remisoria de los documentos”, inmediatamente los empleados de las unidades de correspondencia, se abstendrán de continuar con los recorridos internos, hasta cuando se corrija esta situación.
El responsable de Gestión Documental informará de inmediato estas irregularidades al Jefe de donde dependa el Grupo de Gestión Documental.
Los empleados de las unidades de correspondencia se abstendrán de dar
trámite a las diligencias y correspondencia de índole personal; solo están facultados para dar trámite las diligencias y correspondencia de carácter oficial.
No serán registrados, ni radicados en el sistema o libro registro, por parte de Gestión Documental los documentos como folletos, revistas, tarjetas sociales
Las unidades de correspondencia solo están facultadas para dar trámite a las diligencias y correspondencia de carácter oficial. Cuando se trate de documentos que requieran presentación personal por parte del mensajero externo se utilizará la planilla control de mensajería.
CAPITULO IV
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ORGANIZACIÓN: Organización La organización de los documentos comprende tres etapas: clasificación, ordenación y descripción.
CLASIFICACIÓN: consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Para clasificar los documentos debe hacerse investigación empresarial basada en los actos administrativos que crean y asignan funciones, para identificar en ellos su procedencia y establecer las agrupaciones documentales, en concordancia con la estructura de la entidad y las funciones de las dependencias.
En esta etapa de clasificación es importante agrupar la documentación por Secciones, Subsecciones, Series, Subseries y Tipos Documentales, considerando que la organización viene dada por la propia documentación desde el momento en que ésta se produce o se recibe en desarrollo de una actividad o función determinada.
Luego cada archivo debe identificar, a través de los documentos que conserva, la oficina o dependencia que los creó en desarrollo de sus funciones, estableciendo así una clasificación orgánica, estructural y funcional.
Siendo la agrupación de series documentales, basada en el estudio de los elementos que las determinan (unidad productora, función y tipo documental) una de las primeras tareas de la clasificación, para lograr una identificación confiable es preciso aplicar los principios archivísticos de respeto a la estructura orgánica y funcional, a la procedencia de los documentos y al orden original de los mismos. Cuando se encuentre documentación que no ha sido objeto de ninguna clasificación y no se tenga información sobre la estructura orgánica del área que la produjo, deberá hacerse un estudio profundo de los documentos para identificar en ellos las funciones que los generaron, con la cual se logrará establecer una clasificación funcional, que permitirá conocer las actividades desarrolladas por la entidad. En cuanto a la documentación que no es posible clasificar de acuerdo a la estructura orgánica de la entidad generadora ni a las funciones desarrolladas por ella,
deberá procederse a establecer una clasificación de acuerdo al tema, evento en el cual será necesario efectuar un análisis de su contenido y su trámite, cuidando siempre de mantener la unidad del expediente.
La clasificación debe comprender desde la agrupación documental más grande hasta terminar en la serie documental con sus correspondientes tipos documentales; el proceso de clasificación debe ser tan claro que refleje las funciones y las unidades administrativas que son responsables de ellas.
Ordenación En esta etapa hay necesidad de tomar cada grupo de documentos clasificados por cada una de las unidades administrativas. En esta ordenación se establece cuál documento se debe colocar primero y cuál después, por ser el proceso mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales. La realización de una ordenación bien hecha facilita la ubicación de los documentos, el acceso a la información contenida en ellos y su análisis y comprensión.
En la ordenación se debe ser cuidadoso de respetar el principio de procedencia u orden original, el cual se refiere a los hechos, actividades y pasos que se debieron cumplir para saber quien produce documentos
de esta forma se podrán establecer los pasos que fueron necesarios para la producción. La ordenación debe comenzar donde haya terminado la clasificación.
Descripción Se desarrollará una vez concluidos los procesos dichos anteriormente; para el efecto es preciso diligenciar el formato único de inventario documental, siendo éste el instrumento de control que reúne las características para describir las unidades de un fondo siguiendo la organización de las series; de igual forma, es la herramienta que permite valorar la documentación por cuanto aporta conocimiento sobre el proceso de la producción documental en cada unas las dependencias, así como la época a la cual corresponde.
ANEXOS
Anexo 1
(Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX
------------------ ( 1 interlínea )
Ciudad
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso)
NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
Denominación o Razón Social de la Entidad
Dirección
Domicilio
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
Asunto: (opcional)
------------------
------------------ ( 2 interlíneas)
Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero:
------------------ ( 1 interlínea)
Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... .
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Despedida,
------------------
------------------
------------------ ( 4 interlíneas )
------------------
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlínea )
Datos del transcriptor
Anexo 2
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
MEMORANDO
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
CÓDIGO: xxx-xx.xx
------------------ ( 1 interlínea )
Ciudad, fecha
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
PARA: NOMBRES Y APELLIDOS
Cargo
------------------ ( 1 interlínea )
DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO
------------------ ( 1 interlínea )
ASUNTO: ............ ......................... ........................... .
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ .
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Despedida
------------------
------------------
------------------
------------------ ( 4 interlíneas )
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlínea )
Datos del transcriptor
Anexo 3
Espacio para logotipo (sólo para
circular externa)
(encabezado sólo para circular interna)
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
CIRCULAR Nº_____
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
------------------
CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie
Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante radicado)
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
DESTINATARIOS
------------------ ( 2 interlíneas )
------------------
Asunto: (Síntesis del tema de la Circular)
------------------
------------------ (3 interlíneas)
------------------
Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ..........
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Despedida
------------------
------------------
------------------ ( 3 interlíneas )
NOMBRE DEL REMITENTE
Cargo
------------------
------------------ ( 2 interlíneas )
Anexos: (opcional)
------------------ ( 1 interlinea )
Datos del transcriptor
ANEXO 4
NORMATIVIDAD ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
1.1. Constitución Política de Colombia
Artículos 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95, 112, 313.
1.2. Leyes
Ley 4 de 1913 Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.
Ley 47 de 1920 Protección del patrimonio documental y artístico.
Ley 45 de 1923 (art.99) Conservación de documentos bancarios. Autoriza máximo seis (6) años a las entidades financieras el conservar sus archivos de proceso diario.
Ley 40 de 1932 Registros y reformas civiles de las personas.
Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959 Protección de patrimonio cultural.
Ley 39 de 1981 Microfilmación y certificación de archivos.
Ley 23 de 1981 Regula archivos de las historias clínicas.
Ley 23 de 1982 Derechos de autor..
Ley 31 de 1992 (arts. 54 y 55) Publicidad, reserva y conservación documentos Banco de la República.
Ley 80 del 22 de diciembre de 1989 Crea el Archivo General de la Nación de Colombia..
Ley 527 de 1999 Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000 Se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2527 de 1950 Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
Decreto 2274 de 1980 Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos
Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnéticos en la información tributaria.
Decreto 163 de enero 28 de 1992 Se adopta la estructura interna y se determinan las funciones del Archivo General de la Nación.
Decreto 663 de 1993 (art. 96) Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Decreto 2649 de 1993 (art. 123 y 134) Archivos Contabilidad General.
Decreto 855 de 1994 (art. 3) Ofertas para la contratación pública.
Decreto 856 de 1994 (art. 11) Libros y archivo del Registro único de proponentes.
Decreto 2150 de 1995 (Reglamenta el Estatuto Anticorrupción) Suprime autenticación de documentos
originales y uso de sellos; prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad
tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas;
autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso
de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros; (art. 26) autoriza
el uso de sistemas electrónicos de archivos a las entidades públicas.
Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informáticos.
Decreto 1094 de 1996 Facturas electrónicas.
Decreto 998 de abril 8 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la rama ejecutiva ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
Acuerdo No. 12 de octubre 16 de 1991, de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación: Se fija un plazo para la presentación de las Tablas de Retención Documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación.
Acuerdo No.07 de junio 29 de 1994, de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación: Se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo No.08 de octubre 18 de 1995, de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia, ordenada por el Decreto 1382 de 1995.
Acuerdo No.12 de octubre 18 de 1995, de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación: Se modifica la parte 1 del Acuerdo 07 (Reglamento General de Archivos) de junio 29 de 1994; establece los órganos de dirección, coordinación y asesoría para los archivos departamentales y
modificación del Comité de Archivo.
Acuerdo No.002 de 1996, de la Junta Directiva del Archivo General de La Nación, que Reglamenta la integración del Comité Evaluador de Documentos de los Departamentos.
Acuerdo No.006 de 1996, de la Junta Directiva del Archivo General de a Nación, Crea e integra el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación de Colombia.
Acuerdo 011de 1996, de la Junta Directiva del Archivo General de a Nación: Establece criterios de conservación y organización de documentos.
Acuerdo 02 de 199, de la Junta Directiva del Archivo General de a Nación, Prorroga el plazo de presentación de las Tablas de Retención Documentales de Organismos Nacionales del sector central al Archivo General de la Nación de Colombia.
Acuerdo 060 de 2001, la Junta Directiva del Archivo General de a Nación, Se establecen pautas para la Administración de las Comunicaciones Oficiales, en las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.
ANEXO 5
------------------ (1 interlínea)
ACTA No. XX
------------------
------------------ (3 interlíneas)
------------------
FECHA: (Ciudad, día mes año)
------------------ (1 interlínea)
HORA :
------------------ (1 interlínea)
LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)
------------------
------------------ ( 2 interlíneas)
ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité.
______________________, _____________ - ____________
______________________ , ____________ - ____________
------------------
------------------ (2 interlíneas)
INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo
_______________________ , ____________
_______________________ , ____________
------------------
------------------ (2 interlíneas)
AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité.
_______________________, ____________ - ____________
_______________________, ____________ - ____________
------------------
------------------ (2 interlíneas)
ORDEN DEL DÍA:
------------------ (1 interlínea)
1o. Verificación de Quórum
2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior.
3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de __________ _________ ____________ ___________ ___________ _________ _______.
------------------
------------------ (2 interlíneas)
DESARROLLO:
------------------ (1 interlínea)
1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión.
------------------ (1 interlínea)
2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.
------------------ (1 interlínea)
3o. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto .................. ................................
................ ...... ... .................................... .... ...................................... ................ ............... . .................
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CONVOCATORIA :
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FIRMAS Autógrafo Autógrafo
NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS
Presidente Secretario
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DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.)
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